「採用候補者1人=1タスク」でClickUpで進捗と履歴を一元管理

課題

採用候補者とのやり取りが増えるほど、メール・スプレッドシート・チャットに情報が分散し、「この方への次の一手は？」を毎回探しにいく状態。

候補者との個別コミュニケーションは、メール・カレンダー・チャット・メモなど複数のツールにまたがります。その結果、次のような課題が発生していました。

候補者ごとの最新ステータスを確認するために、

といった“情報探し”から毎回スタートしていた。

面談でのメモや温度感が担当者の頭の中や個人ノートに閉じており、休暇・担当変更時の引き継ぎ、別ポジションへの打診などのタイミングで「過去の文脈」を追い直す手間が発生していた。

週次の採用ミーティング前に、

を整理するために、スプレッドシートを手作業で更新したり、Slackログを見返す時間がかかっていた。

こうした課題に対して、「候補者1人=1タスク」を前提にClickUpで管理するルールを整え、ビューとAIエージェントを組み合わせて運用しています。

大きく以下の3ステップで設計しました。

候補者ごとに1つのタスクを作成し、

などをカスタムフィールドで管理。

メール・カレンダー・チャットで発生した情報は、この候補者タスクにコメントや添付として集約し、「この候補者に関する情報の入り口」をClickUpに一本化しました。

媒体でのスレッドや面談メモをAIエージェントに渡し、

を要約してもらい、「候補者メモ」欄に整理。

次回面談の担当者は、このメモを読むだけで背景と温度感をキャッチアップでき、直前準備にかかる時間を大きく減らすことができました。

一定期間連絡が空いている候補者を抽出し、再接点メール案をAIにドラフトしてもらう運用も検討中です。

ClickUp上で候補者1人=1タスクの運用に切り替えたことで、進捗把握・引き継ぎ・次アクション決定にかかる手間が大きく減りました。

導入前後の主な変化は次の通りです。

週次ミーティングや引き継ぎ準備が大幅短縮
- 候補者リストのビューを開くだけで最新進捗・履歴・メモが把握でき、準備時間は感覚値で30～40分→10～15分に圧縮
「次に動くべき候補者」発見もワンクリック
- フィルタビューで「温度感High」「次アクション予定日が今日以前」などをすぐ抽出。毎回ログを遡る必要がなくなった
面談担当変更時もスムーズ
- AI要約の「候補者メモ」と過去コメントを読むだけで意図や温度感が伝わり、「まずは事情を聞く」ところから始める手間が減った
新規応募～面談までのリードタイム短縮
- 「誰が何をするか」すり合わせや過去履歴確認の時間が減り、体感で数十％短縮（※今後さらに定量トラッキング予定）

採用関連タスク（ポジションごとの募集要項作成や選考フロー改善タスクなど）とも候補者タスクをリンクしておくことで、同じClickUp上で採用PJ全体との連動の行き来でき、採用計画と日々の候補者フォローを同じ基盤上で管理できるようになりました。