目次
課題
情報が分散しがちで、状況確認や集計に多くの時間がかかっていた
工数管理は、現場メンバーや管理者にとって日々の業務負荷や進捗を把握するうえで欠かせません。
以下に、現場で発生していた主な問題点をまとめます。
「誰がどの案件にどれだけ時間を使っているか」を定量的に把握できないため、負荷の偏りや稼働状況の把握が難しかった
プロジェクト単位の売上や原価管理はできていたが、メンバー単位の総稼働時間や案件別の内訳を一元的に確認できる仕組みがなかった
各種ツールやスプレッドシートを都度開き直しながら状況確認しており、週次で30〜40分程度の確認作業が発生していた
やったこと
ClickUpを活用し、タスク×タイムトラッキング×ビューで設計
課題解決のため、ClickUpを工数管理の基盤とし、タスク管理・タイムトラッキング・ビュー設計を組み合わせて運用しました。
これにより、誰がどの案件・タスクにどれだけ時間を使っているかを効率的に可視化できるようになりました。
すべての業務をClickUpタスクとしてタイムトラッキングできるように下地を作成
タスク単位でタイムトラッキングを実施し、作業開始時に計測を開始、終了時にストップ
タスク作成時には見積時間も登録し、実績との差分を確認可能な運用
メンバー別・案件別に工数が一目で分かるビュー（週次・月次集計、案件別の工数集計など）を設計。必要に応じてAIエージェントによる週次サマリも自動生成
導入後の変化
工数確認の手間が60分から約5分に短縮
タスク別、人別、チーム別、案件別など、用途に応じて正確にトラッキングされており、状況把握やリソース配分も容易になりました。
毎月かかっていたチェック業務では、数字を手動であれこれ持ってきて貼り付けていましたが、その業務がなくなり、一度設定すると、その後はほとんど人の手がかからなくなりました。
週次の工数確認作業にかかる時間が、30〜40分から10〜15分程度に短縮
ClickUpのダッシュボード上で、誰がどの案件・タスクにどれだけ時間を使っているかを即時に確認でき、複数ツールを行き来する必要がなくなった
稼働の偏りや工数の増減を早期に把握し、タスクの再配分や外注の判断が機能ベースで行えるようになった
まとめ
ClickUpの活用により、タスク・工数管理にかかる作業効率が向上し、情報の一元化が実現しました。
現場の状況を可視化することで、管理負荷の軽減や意思決定の迅速化にもつながっています。
ClickUpによるタスク・工数の一元管理で、メンバー単位・案件単位の稼働状況が即時に把握できる情報基盤を構築。感覚に頼らず、データをもとにリソース配分や優先順位を見直す運用が可能となる。
まずは一部業務からタイムトラッキングを導入し、自社に合った可視化の仕組みを作ることが現実的なスタートとなります。
