毎月の“転記とダブルチェック”に時間を取られていた
Slack管理の例
請求書PDFを開き、ユーザー数・金額・プランをシートに転記
前月のシートと見比べて、「+◯人」「−◯人」を書き込み
レポート用のSlackメッセージを別途作成
Google Workspace管理の例もほぼ同様で、ツールが増えるほど、同じ作業が横に増えていく構造でした。
バックオフィスのレポート業務が1/5時間まで工数圧縮
AIに渡す“一部”だけをうまく切り出す
最初にやったのは、「全部をAIに任せる」のではなく、AIに任せる“一部”をうまく切り出すことでした。
AIに任せるのは「事実整理と前月比チェック」まで
役割分担のイメージは次の通りです。
ClickUpがやること
領収書スクリーンショットから、
プラン種別
有料ユーザー数
単価（わかる範囲）
今月の請求金額
対象期間
を読み取り、1つのコメントに整理する。
前月のコメントと比較して、
「人数＋◯名／−◯名」
「金額増減の有無」
など、差分だけを短くメモする。
人がやること
AIエージェントのコメントを読み、
「この変化は妥当か？」
「プラン変更やアカウント整理が必要か？」
を判断する。
必要であれば、
プラン変更
アカウント削減
社内への共有
などのアクションを別タスクとして起こす。
こうすることで、「請求書を読む・前月比を計算する」という“型化しやすい部分”だけをAIに任せ、「この変化をどう判断するか」という“文脈が必要な部分”は人が握る、という役割分担ができるようになりました。
AIエージェントが“事実整理”まで肩代わりし、人は判断に集中し、1/5時間まで毎月の工数が圧縮！
今は、請求書スクショをタスクに貼り付けると、AIエージェントが
プラン種別
有料ユーザー数
単価
今月の請求金額
前月からの増減有無
をコメントに整理してくれます。
担当者はそのコメントを読んで、
「この増減は問題ないか」
「ユーザー整理が必要そうか」
を判断するだけです。
レポート用の文章も、AIエージェントのコメントをベースに人間が必要な粒度で抜き出すだけで済むため、ゼロから書く負担がかなり軽くなりました。
感覚値としては、1ツールあたり毎月30〜40分かかっていた「請求書を読み込んでシートに転記し、前月と見比べる」作業が、「スクショを貼る＋コメントを読む」フローにまとまり、3分の1〜4分の1程度の時間で済むようになったイメージです。
もちろん、最終判断は人が握り続けているため、正確さを保ったまま手作業を減らすことができています。
いきなり全部レポートまで自動化しない。まずは“目と手”を増やすところからSaaSツールの利用状況レポートまわりは、 お金や権限が絡むため任せられないと考えやすい領域です。
一方で、請求書の読み取りや前月比チェックなど、パターン化しやすい作業も多い領域でもあります。
「全部をAIに任せる」のではなく、AIに渡す“一部”だけを決める。
ClickUp上で「1ツール＝1タスク」の器を用意し、月次ルーティンをタスクに紐づける。
AIは事実整理と差分メモ、人間は妥当性判断と方針決定を担当する。
という設計にすることで、
正確さを保ったまま手作業を減らす
担当者が「判断や改善」に時間を使える状態
をつくってきました。
「請求やレポートに時間を割いている、今のまま毎月のチェックに追われ続けるのもしんどい…という段階のバックオフィスチームにとって、
“いきなり全部レポートまで自動化しようとしないで、まずは月次チェックの“目と手”をAIで増やす”
というアプローチは現実的な一歩になるはずです。
